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OA系统科学管理档案so easy!

2019-11-15 14:35:29
  档案是一种比较重要的信息资源,档案管理也是一项作业量大、复杂繁琐的工作,多数企事业单位均会有独立的档案室及工作人员进行档案的管理工作。

OA系统科学管理档案so easy!

  因传统的档案管理无论是在档案查找借阅还是建档销毁上,都需要耗费大量的人力和物力资源。基于这一现状,manbetx体育OA系统的技术团队研发出了档案中心模块,为企业的档案管理提供建档、维护、借阅、收回、销毁、查询等功能,为企业快速、方便、有序的管理档案提供有力的保障。

  在过去的档案管理中主要存在的现象和问题是:

  档案的基础信息设置不全面,无法对档案密级、保存期限灵活设置;无法设置档案总管理员,管理档案中的各项事宜;无法沿用传统档案管理术语,建立类目、案卷、档案三个级别,使档案整理不易上手。

  原有的档案建立只能是纸质档案,无法管理电子版档案,管理模式陈旧。

  现有档案无法生成查看目录,也无法快速查找所需档案,使档案查找速度慢,效率低。

  原有档案借阅是由员工自己浏览档案目录进行借阅申请,无法由档案管理员统一分配所需档案,缺乏档案管理保密性意识。

  档案无法针对借出情况记录归还信息,无法形成借出、归还的闭环模式,导致档案借出后丢失,给企业带来损失。

  对于已经失效的档案无法进行销毁,或已经销毁的档案没有形成销毁记录,记录销毁人和销毁日期,导致无法追踪查找当时的信息。

  对于单位内部的系统,如:审批、公文等均需要归档,但是目前采用的仍旧是打印归档,无法做到直接在系统内直接归档。

  manbetx体育注册办公系统为了帮助企业建立健全的档案目录,加强对企业档案的科学管理,有效地保护和利用档案资料,并针对目前档案管理中存在的问题,提出了一些管理建议,运用在OA系统中。

  一、档案借阅

  普通用户可以在档案借阅模块发起借阅申请,也可以将未审批的借阅申请进行撤销。发起借阅申请需要申请人选择申请借阅日期和预计归还日期,并填写借阅的档案和借阅事由以供档案管理员审批申请时查看。

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                                                                                借阅申请

  借阅历史下可以查看自己已借阅的档案,并可通过档案名称进行搜索。

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                                                                                借阅历史

  二、 管理员使用操作

  1、 档案设置

  档案在正式使用之前需要先进行档案的基本设置,如建立档案密级、保存期限、档案管理员,并进行类目维护和案卷维护。

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                                                                                档案设置

  档案密级是对档案密级程度选项的建立,默认的密级有公开、秘密、机密、绝密、绝密.核心等,档案管理员可以在档案密级中进行新建、修改、删除、排序、导入导出、默认项设置等操作。

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                                                                               档案密级设置

  保存期限是维护档案保存期限选项的位置,默认的有短期、长期、永久。档案管理员可以根据企业需要将保存期限进行新建、修改的操作,同时支持删除、导入导出、排序、默认设置等功能。

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                                                                               保存期限设置

  档案管理员拥有档案中心管理的全部权限,在此处可以设置企业内实际的管理员为档案管理人员。

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                                                                              档案管理员设置

  类目维护是按照档案建立的具体情况设置类目的层级,创建类目名称、选择父类目和类目管理员,支持类目导入、导出、修改、删除。

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                                                                                 类目维护

  建立案卷时首先要建立案卷编号和名称,并设置案卷年月、存放位置,选择案卷的所属类目、保存期限和密级。案卷同样支持导入、导出、修改、删除。

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                                                                                 案卷维护
  2、档案维护

  档案管理员在档案维护模块点击已有类目下的案卷名称后,点击新建档案按钮即可新建档案。在新建档案时需输入档案的编号和档案的名称,存储的方式可选择纸质存储或者电子存储,若选择电子存储,则需上传电子文件,而所属案卷、保存期限和密级会根据点击的案卷的名称自动带出所属案卷的相关信息。在档案维护中还可以对在库的档案进行修改和销毁操作。

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                                                                                 修改档案

  3、档案浏览

  档案管理员可以在档案浏览模块下查看企业的所有档案,可通过档案编号或者档案名称对档案进行排序,还可通过存储方式和状态对档案进行筛选并可通过档案名称进行搜索。

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                                                                                 档案浏览

  4、借阅审核

  档案管理员可以在借阅审核模块下查看普通用户发起的借阅申请,可以同意借阅,也可以不同意借阅。同意借阅时,管理员需进行档案选择,将相应的档案借出。

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                                                                                 借阅审核

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                                                                                 同意借阅

  5、借阅历史

  档案管理员可以在借阅历史模块查看所有用户借阅的档案记录,并可将借出的档案收回。管理员在查看档案借阅历史时,可以通过借阅人和档案名称进行搜索。

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                                                                                 借阅历史

  6、 档案销毁记录

  在档案维护下销毁的档案可以在档案销毁记录下查看,被销毁的档案会记录销毁人和销毁日期,并可通过档案名称进行搜索。

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                                                                               档案销毁记录

  manbetx体育动力协同OA系统档案中心模块是以相关的行政法规及实际业务需求为基础,实现了档案的全面维护以及全程跟踪的管理,其中包括档案的新建、修改、查看、检索、销毁、借阅、收回等情况。其拥有突出的优势和特点,全面的基础设置、多种形式档案维护、便捷的浏览查询、规范的借阅审核、强制的收回功能、明确的销毁记录等功能,使企业摆脱以往档案管理复杂无序的状态,轻松实现了档案管理便捷规范的良好效果。

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