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“冒名上大学”引发文档安全思考,华天动力保驾护航

2020-06-17 16:15:17
  内容:
  连续数日来,“冒名顶替上大学”事件持续发酵,成为社会关注极高的热点事件。随着该事件调查的推进,不少网友发出质疑:到底谁调取的档案?管理系统为何没有记录?

“冒名上大学”引发文档安全思考,华天动力保驾护航

  一连串的问题,牵动着人们的心,引发更深入的思考,传统文档管理的办法是否漏洞百出?业内人士称,顶替别人上大学的人固然存在问题,但在公平、严肃的高考教育及大学录取制度下,考生的档案被轻易取走,甚至毫无可查询踪迹,充分暴露出了在传统的办公管理系统中,文档的安全管理风险极大,只要是单位内部人员,要调取文档资料轻而易举,过后追责也非常的困难。

  如果使用信息化协同办公软件会有什么不同呢?

  普通manbetx体育是否能解决文档安全漏洞问题?
  透过“冒名顶替上大学”事件发现,重要的文档文件丢失、删除乃至恶意破坏事件屡见不鲜,抛开人为因素,无论是事业单位机构还是企业,目前市场上普遍应用的OA现代办公系统,在文档管理方面的安全性还有很大的上升空间。
“冒名上大学”引发文档安全思考,华天动力保驾护航
  根据此前的调查数据显示,早在2017年,全球50%以上的企业,就遭遇过至少一场数据文件泄露事件。而因为合作伙伴或第三方的原因被泄露信息的企业超过1/3。管理学人士称,目前多数OA软件系统在办公应用中,文档常以纸质文档和电子文档为主。即便是电子文档,也存在容易丢失、占用空间大、随意复制篡改及损坏的问题,难以有效管理推进工作。

  同样,manbetx体育软件行业领先品牌华天动力OA也认为,协同办公系统需要随着时代需求不断进行技术功能上的创新,知识管理这一环节,除了发挥提高工作效率作用外,安全性也需要迭代升级。

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  精准控制  华天动力OA知识管理功能创新
  正如上述社会事件引发的思考,文档调取到底归谁负责?文档丢失如何进行追溯?这些关键性难题,正是常用的OA办公系统中,知识管理功能创新的突破口。现如今,众多OA软件企业不断加快技术研发进度,力争进一步完善系统中文档安全性管理。以华天动力OA软件来讲,系统通过技术手段,将知识管理功能融入其中,综合纸质档案与电子档案的全部特点,取其精华去其糟粕,再结合现代企业管理需求,让文档的作用最大化发挥出来。

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  一、权限控制,内部也可涉密
  华天动力OA软件中的知识管理功能,在统一的知识体系框架基础上,设置了灵活的权限控制。这样就可以有效的避免在单位内部出现机密泄漏的问题。

  例如在建立每个目录的时候,华天动力协同manbetx体育可以建立谁有这个目录的操作权限,而操作权限还进一步细分为写的权限和看的权限。这样我们可以按部门、人员、岗位、角色及安全级别,各种不同的角度去设置权限,从而可以防止文件随意篡改、删除、复制和盗用。
按需设置谁有写的权限:
部门:部门安全级别、部门+人员安全级别
人员:人员安全级别、角色
岗位:岗位 +人员安全级别
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  按需设置谁有用的权限:创建人本人、创建直属上级、创建人所有上级、创建人本部门、创建人所属角色、创建人本岗位
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  二、文档编号一文一码符合 ISO的版本控制
  华天动力文档编号一文一码符合 ISO的版本控制,确保公司文件具有唯一编号,便于文件的识别、追溯和控制,保证公司文件体系的有效运转。

  例如某一个文件出现问题的时候,利用文档编号,配合华天动力manbetx体育的全过程记录功能,可以很轻松的追索出该文件的所有审批和修改、查阅流程,方便找到问题做出整改。
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  三、动态水印功能防盗用
  与此同时,华天动力OA软件的知识管理功能中,还增加了“动态水印技术”的功能,通过图片、文本等形式,让文档能够动态显示打开操作的人员、时间等信息,方式发生拷屏,做到有据可查,有效防止图片、资料等的盗用。
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  四、文档利用情况实时监控
  而针对文档的操作,如谁下载的最多、哪个文档被频繁下载等问题,华天动力OA在知识管理功能中实施“文档利用实时监控”功能,可以获取监控统计数字,简单操作中掌握文档的动向。同时也方便的统计了公司的知识资源哪一块被利用的多?哪一块更受关注?哪些员工更勤与学习?哪些知识更实用?从而对企业的知识库结构做定期的调整,对员工的考核做评定。
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  写在最后:
  尽管我们处在科技发达的互联网时代,但是信息交流过程中,安全性问题始终存在。无论是“顶替上大学”事件还是诸多公司文件泄漏,都充分反映出现代办公系统需要知识管理、文档管理的安全创新。而在如华天动力OA的知识管理功能实践下,文档应用的进阶需求得到了进一步满足,成为极具意义的突破!

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