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智慧城市,我们是这样做公文办理的

2020-06-02 15:55:48
  2016年9月国务院发布《关于加快推进“互联网+政务服务”工作的指导意见》,意见中提出到2017年底前,各省市区人民政府、国务院有关部门建成一体化网上政务服务平台,全面公开政务服务事项,政务服务标准化、网络化水平显著提升。2020年底前,建成覆盖全国的整体联动、部门协同、省级统筹、一网办理的“互联网+政务服务”体系,大幅提升政务服务智慧化水平,让政府服务更聪明,让企业和群众办事更方便、更快捷、更有效率。

      华天动力协同manbetx体育的公文收文模块,从接收上级来文开始,对收到的公文按单位的制度进行收文处理,直接处理完成后,将收到的来文及处理结果归档。整个收文的流程将线下操作转移到线上进行,能够加快公文的办理流程,提高办事效率。

  从一个经典的案例说起:
  某区政府是国家级区级政府,区辖4个街道、12个镇 、12个乡,全区的公文流转都通过华天动力OA协同办公系统来完成。区政府从2013年开始一直使用华天动力OA协同办公系统的5版本,于2016年10月升级至v7版本,于2017年9月再次升级,并改为分布式部署,公文发送数量月均5000余件,OA应用已覆盖全区。

智慧城市,我们是这样做公文办理的

  其收文处理常见的问题主要有:
  直接接收上级来文
  上级单位有自己的公文系统,区政府需要每天到系统上查看有没有分发的文件,如果有的话,需要把文件下载下来再进行来文操作。
  待办提醒和办理时限
  对于线下审批,办文秘书会直接找到相关的批阅领导。但是对于线上审批,如果不主动去登录系统查看,就会出现延误,导致后续工作无法顺利开展,从而可能会引发更严重的问题。对此,区政府希望线上的公文系统能够多增加几种提醒方式,确保无遗漏。同时,也希望能够对每个审批步骤都能够设置办理时限,能够根据这个时限自动生成超时统计报表。
  手机审批
  对于上级的来文,有紧急待处理的而相关领导不在时,办文秘书需要给相关的领导打电话、微信拍照给领导查看,领导看了照片后,将批阅意见反馈给办文秘书,办文秘书再将领导的意见写到办文单上。这种操作一是浪费大量的精力,二是通过转述的形式,会有转述不清导致意见错误的情形出现。
  流程是固定的,但是对于有的来文需要其他领导的意见
  对于大多数的办文,当前的流程都没问题。但是也存在某些来文需要不在流程中的领导的意见。
  手写签批
  单位很多领导年纪比较大,不会电脑打字,在电脑上直接操作对他们来讲难度太大了。
 
  我们做了如下的改善:
  1. 对来文的处理
  由于目前对来文的接收有多种不同的方式:传真、邮件、QQ群、微信群、到上级单位系统下载、……,收到的来文也有不同的类型:WORD、PDF、扫描图片、纸张、……,系统中对来文登记做了如下处理:
  收到的来文是实际纸张或传真
  可以通过扫描为PDF或拍照为图片上传。
  收到的来文是WORD、PDF等类型的文件
  可以直接在系统中上传。
  需要到上级单位系统中下载来文
  可以下载后再到本系统中登记。如果上级单位的系统开放相关接口,也可以集成接口,定期扫描上级单位的接口,如果有新的来文,自动转到本系统内进行来文登记处理。

  2. 对固定流程的处理
  在收文模块中内置了华天动力自行研发的工作流引擎,支持各种带有条件、分支、并发等的固定流程。可以根据本单位的流程自行配置。

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  3. 对非固定流程的处理
  非固定流程,主要指的是传统的由办文秘书根据前一个领导的意见转交下一个领导处理的形式。这种形式在本系统中,可以通过秘书节点实现。

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  4. 阅办处理
  系统支持两种阅办形式:分发和阅办。
  分发是由流程中的审批人直接分发给全部需要阅办的人员。在收到分发的来文后,用户能够反馈阅读意见,分发人也能够看到谁在什么时候接收到的文件,对于还没有查看的人员可以催促查看。在办文单上加载分发阅读意见控件能够自动展现阅读人的阅读意见。

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  阅办是公文收文的一个动作,如果当前审批节点使用的是阅办动作,则当前审批人可以将此来文发给指定人员进行阅办处理,接收到的人员还可以向其他人员继续发送,所有接收到的人员都能够反馈阅读意见。在办文单中也可以加载阅办意见控件用于展现所有阅办人员的阅办意见。

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  5. 承办处理
  通过承办动作能够实现此项功能。
  如果当前审批节点使用的是承办动作,则当前审批人能够将此来文发给指定人员进行承办处理,接收到的人员还可以继续指定其他人员作为承办人员。
  在指定承办人员的同时,系统流程可以继续向下流转直至结束。
  而当承办的具体工作完成后,承办人员可以提交承办结果报告到当前来文中,对于审批过程中的全体人员均能够看到承办结果报告。

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  6. 手写签批
  系统支持在电脑、手机端上对正文和办文单进行手写全文签批,并且真正实现完全兼容处理。

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  7. 待办提醒
  系统提供了丰富的提醒功能。用户可以选择通过系统消息、电子邮件、手机短信、手机APP推送等多种形式提醒有新的待办信息。同时,在系统中还提供了登记人及系统监控人员可以发送催办消息进行多次提醒。如果设置了办理时限,在即将超时时,系统还会根据超时提醒的设置再次发送提醒信息。

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  8. 办理时限
  系统提醒两种时限处理:一种是对整个办文流程的办理时间限制;一种是对办文流程中每个节点的办理时间限制。同时,系统提供超时报表可以随时查询一个阶段内的超时情况,该报表对每个部门、每个人的超时情况均能够查看。

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  项目完成,使用一段时间后某区政府对华天动力manbetx体育这样评价到:
  华天动力manbetx体育是一套适用于各级政府机关单位且功能齐全的办公自动化系统。该系统综合利用计算机技术、网络技术和办公管理技术,打造一个内部办公自动化、文档一体化和日常工作信息化的全新办公模式。通过使用该系统,员工可以在计算机上高效地处理日常工作,完成绝大部分公文的处理和传送,不仅提高了各部门之间协同办公的效率,而且有效地实现了办公“四化”,提升工作效能。

  OA办公系统启用后,区委、区政府机关内部收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等,均采用系统起草、传阅、审批、归档等网络化方式流转,实现了无纸化办公和办公自动化。使用党政电子公文和信息交换管理,也将更加规范化、制度化和科学化,确保了电子公文交换安全、保密、准确及时。

  下一步,某区还将全面推进“智慧产业”工程,启动中小企业信息、软件、综合办公共享平台建设,紧随三网融合发展趋势,推动以新媒体为重点的文化传媒产业发展。同时,全面推进“智慧民生”工程,整合城市交通、金融支付、水电气缴费等多个领域,建设“公众信息查询系统”,为实现“智慧城区”建设奠定坚实基础。

        公文收文我们还可以做到这些:
 
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  国务院发布的《关于加快推进“互联网+政务服务”工作的指导意见》中明确指出,要“大幅提升政务服务智慧化水平”,依据这一点,华天动力在继承了审批流转的智能流程、智能表单、智能审批的基础上,对现有政府相关文件的充分理解,对已有客户在使用过程中提出的需求相结合,对收文系统进行了合理化改进,使收文更符合政府、机关单位、国企、央企的办文工作。

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