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用一个案例讲清楚,华天动力OA费控为什么能帮企业省钱

2020-04-14 16:21:03
疫情期间各行各业都多多少少收到的影响,
由于前期大面积的停工停产,
导致很多公司业务无法正常开展,
那么在这个时期,
如何勒紧裤腰带度过这个有点长的寒冬呢?

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费控管理就显得比往年重要的多,
面对疫情,
公司预算如何调整?
预算规划好后如何科学管理?
怎么防止超预算?
这些都需要智慧,
华天动力协同manbetx体育,一款有智慧的费控管理平台。

  有这样一个经典的案例:
  宁波某化工集团有限公司成立于2001年,是一家集化工研发与服务、工程设计与咨询、设备制造与安装调试和化肥生产为一体的高科技集团,是浙江省高新技术企业、浙江省“重合同守信用”企业、宁波市专利示范企业、宁波江东区工程技术中心。其庞大的公司规模和广泛的业务运营给企业领导带来管理上的一系列问题,其中费用管控的问题尤为突出。

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  无法为每项预算科目设置科目预警和允许偏差的百分比,导致超出百分比后无法预警提醒,控制能力差。

  预算权限控制混乱,无法分别设置各部门的管理人员,进行预算的申报、调整和查看,往往是各部门经理随意指定人员进行工作。

  预算申报时比较繁琐,通常在申报前都要召开专题会议进行申报指导后,再下发预算申报模板进行各部门的填报。

  财务部在收到各部门上报的预算后,还要进行整理,然后再统一发送给领导审批。无论是申报人还是财务、领导,都需要耗费很大的精力。

  预算申报后,如果需要调整,又要调动很多人的精力,所以很多公司在预算申报结束后不允许随意调整。

  预算的使用不能有效管控,人情化处理比较严重,即使超出预算了也能够审批通过。

  对于预算整体的使用情况,要花费很大的精力去进行数据的统计,然后才能上报领导。

  增加财务人员负担,每个月月底都要计算各部门预算结余,再转入下月。

  针对该公司目前预算管理中存在的问题,华天OA在预算的申报、调整、审批、管控、预警、统计等方面的问题都给出了相应的建议。并得到企业的管理人员、财务人员、以及相关业务部门的认可。

  1、如何创建预算科目?
  系统管理员可以设置科目的名称、科目预警、允许偏差、是否为必选科目、备注等项,建立部门预算科目。

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  2、如何创建预算权限?
  系统管理员根据公司需要可以按照部门预算的最低部门级别开启可申报预算的部门,开启后,则可以在部门预算—预算设置—预算权限中设置已开启部门的预算管理员,对应部门的预算管理员则拥有部门预算的申报和调整的权利了;如公司需要各部门不仅要上报年度预算还要分解到各月度上报月度预算,则可由系统系统管理员在部门预算—预算设置—预算月度设置中开启月度预算,开启后则可进行月度预算申报和调整;如预算的申报和调整均需要审批流,则可以由系统管理员将预算审批设置开启,开启后方可设置预算申报流程、预算调整流程、月度预算整体申报流程等。

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  3、预算如何申报?
  部门预算的申报需要由部门预算管理员来申报管辖部门的预算,需先进行年度预算申报。部门管理员进入到部门预算—年度预算申报中进行预算申报时,可以增加对应的预算科目,同时填写此科目的预算额度,如有审批流程则按照流程审批,待通过后年度预算申报成功;如开启了月度预算,则可以在年度预算申报成功后进行月度预算申报,申报时可以进行单月预算申报或全年月度预算申报,并写明每月的预算额度,将年度预算合理分配给每个月度。

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  4、预算如何调整?
  用户在实际使用过程中如果出现预算不足或是预算剩余过多都可对现有的预算进行调整。部门预算则可由部门预算管理员在部门预算中进行年度或是月度的预算调整申请,调整后预算金额可按照现有的预算总额的某个固定值或是百分比值进行加减,待审批通过后,预算调整成功。

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  5、如何使用预算?
  公司内员工可通过经费报销单将已发生的费用进行报销,报销时可以选择预算的科目,被选择的科目后会出现可用预算额度,报销人在填写报销金额后即可将此审批单发送。如经费报销单在审批中,则对应科目的报销金额会在部门预算的冻结预算中显示,待审批通过后则会显示在已花费预算中,如审批未通过则会回写到剩余预算中。

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  6、预算如何进行预警和控制?
  每个预算科目在创建时均可设置科目预警和允许偏差的百分比,如对应的预算科目报销合计超出预算总额的科目预警百分比时,系统会自动发送消息提醒;如某科目的报销总额超出允许偏差的百分比,就不能再进行相关费用的报销申请了,以此实现预算的预警和控制。
除上述处理方式外,还能够根据用户的实际需求修改超出预警及超出预算的管理方式,如超出预算需要通过总经理审批可以通过等等。

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  7、如何查看预算报表?
  预算在申报、使用、调整后,公司领导和相关人员需要了解部门预算和各项目预算的总额、已花费金额、冻结中金额、剩余预算金额,这样就需要各领导以及相关人员在部门预算中按照公司以及各部门查看预算及费用支出报表和明细;项目经理和项目监控人员可通过项目预算查看了解整个项目的费用报表和明细记录。

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  8、预算如何结转?
  在实际使用过程中,如上月预算仍有剩余,系统管理员可根据公司需要将结转功能启用,启用后,系统会自动将剩余预算结转入到下月进行累计,如到年底还有剩余则会自动清零。

  宁波某化工集团有限公司在使用华天动力协同办公系统后,企业的管理人员、财务人员、以及相关业务部门对华天的专业性给予一致的好评。通过对预算管理模块的使用,使企业各部门上报预算有统一的模式和规范,并能通过费用的报销,自动实现预算支出和结余金额的计算,而且对于已经到达阀值的科目给予提醒和较好的控制,使预算管理真正的实现了规范化、自动化、智能化,为企业的费用管控提供了强有力的支撑。

华天动力协同manbetx体育
是一款有智慧的费控管理平台。
从预算的科目创建,
预算的申报、调整、使用,
再到预算的权限管理、预警和控制,
最后是预算的总结、查看、统计、结转,
华天动力协同manbetx体育费控管理平台,
通过智慧管理形成一个完整的费控闭环
从而达到为企业省时省钱的目的。

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